一文帶你了解香港公司秘書

2023-07-10 Company Secretary

一、什麼是公司秘書？

根據香港公司註冊處公開數據，截至2022年年底，根據香港《公司條例》註冊的香港本地公司總數為1,391,678家，較2021年增加了16,506家，增長速度飛快，數量龐大。在如此眾多的公司中，每一家都有一個不可或缺的角色，那就是公司秘書。

仍在公司登記冊上註冊的香港本地公司總數

公司秘書經常會被誤認為個人秘書、助理等角色，然而，公司秘書並不限於個人，也不是個單純的助理職位, 而是一個專屬於公司的法定職位。公司秘書製度源起於1948年前後，英國將普通法體系及公司法的適用範圍擴大至其他英聯邦體系下的關聯地區，隨之公司秘書製度也逐步成為沿襲英國公司法的一項基本法律制度。

公司秘書的主要職責是確保公司實行良好管治及合規運營，具體工作內容包括保存公司法定記錄，安排董事、股東會議及撰寫會議記錄，安排公司註冊、週年申報、股份轉讓、董事變更、公司註銷等事宜，協調公司賬目及報告的製作和發布，代表公司與監管機構溝通，監察公司管治進展等。

二、在香港設立公司秘書的作用是什麼？

1. 設立公司秘書是香港法律的強制性要求之一

根據香港《公司條例》（第622章）第474條規定，所有在香港註冊的公司都須有一名公司秘書，公司秘書在香港公司的註冊和管理中扮演著至關重要的角色。如果公司沒有委任合格的公司秘書，該公司可能無法在香港聯合交易所上市。

2. 公司秘書承擔了企業與政府之間的“傳遞人”角色

公司秘書需要與各種政府及監管機構進行溝通和互動，包括公司註冊處、稅務局、香港聯合交易所以及香港證券及期貨事務監察委員會等機構。

合格的公司秘書將幫助公司遵守相關法律和監管部門的規定或規則，包括提交公司法規定須報送的各種信息、上市規則、並幫助公司董事局成員了解其法律責任。此外，公司秘書還可以為公司董事會和股東大會提供支持和建議，協助企業做出正確的商業決策。

三、哪些人可以擔任公司秘書？

對於非上市公司而言，公司秘書可以是個人、法人實體、公司董事或股東，但需要滿足以下要求：

● 公司秘書若為個人，必須是年滿18歲的自然人，並常居於香港；

● 公司秘書若為法人團體，必須是香港註冊成立的公司或在香港有經營場所的非香港公司；

● 公司秘書若為公司董事或股東，必須年滿18歲並常居香港，且不是公司唯一的董事或股東。

而對於香港上市公司而言，公司秘書需要具備以下其中一項專業資格：

● 該秘書為香港特許秘書公會的成員；

● 該秘書為《執行律師條例》所界定的律師或大律師；

● 該秘書為《專業會計師條例》所界定的註冊會計師；或

● 香港聯合交易所承認該秘書的學術和專業資格，或具有香港聯合交易承認的相關經驗，認為其有足以履行該職務的能力。

因此，對於非上市公司而言，公司秘書可以是各種類型的人士，只需滿足相關的資格要求和居住地要求即可。而對於上市公司而言，公司秘書需要具備較高的專業資格和經驗，以確保公司在遵守相關法規的同時，能夠有效地管理和運營。

四、如何選擇合適的公司秘書？

無論是何種類型的公司，公司秘書都扮演著重要的角色，以確保公司的合規運作。但由於公司秘書需要掌握公司法、稅務、財務管理、企業管治等方面的專業知識，同時工作內容相對繁瑣且耗時，因此，許多公司會選擇將公司秘書的職位外包給第三方具備專業資格的服務提供者來處理相關工作。

富途信託持有根據香港《反洗錢及反恐融資條例》(第615章)註冊的持牌信託或公司服務提供者牌照，可以為已上市或非上市香港公司提供公司成立、合規披露、董事會服務、與監管機構溝通、撰寫文件、填報遞交表格等一站式公司秘書服務。同時，基於富途集團強大的企業服務優勢，富途信託可以幫助客戶更好地管理和運營企業，確保公司遵守相關法規和規定，降低運營風險，更高效地滿足客戶的需求。

本文档所载资料仅属参考性质，并无意提供法律、税务或其他意见，亦不应被视为此等用途。客户在作出任何商业及个人决策前，须视乎实际情况，自行寻求专业意见，包括法律、税务、财务及其它专业意见等。本文档内容依据制作时期时相信为可靠之资料来源，我司可予以更改而毋须另行通知。富途信托有限公司不对任何因本档内容而引起之交易及其衍生之后果承担任何责任。

本文所載資料僅屬參考性質，並無意提供法律、稅務或其他意見，亦不應被視為此等用途。客戶在作出任何商業及個人決策前，須視乎實際情況，自行尋求專業意見，包括法律、稅務、財務及其它專業意見等。本文內容依據製作時期時相信為可靠之資料來源，我司可予以更改而毋須另行通知。富途信託有限公司不對任何因本檔內容而引起之交易及其衍生之後果承擔任何責任。

The information of this article is for reference only and is not intended to provide any legal, tax or other advice, nor should it be considered for such purposes. Clients are recommended to seek professional advice. The content of this article is based on reliable sources at the time of making it and it is subject to revision by our company without notice.